Електронний підпис є сучасним аналогом звичайного підпису. Його головна ціль – забезпечувати оригінальність віртуального документа. Але не кожен українець знає, як отримати чи як користуватися ним. Тому сьогодні розглянемо всі нюанси використання даного інструменту.
Що таке електронний підпис?
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) – це унікальний набір зашифрованих даних, що створюється з використанням криптографічних методів. У цифрового підпису такий же правовий статус, що й у звичного – він відображає автентичність документа, але у віртуальному середовищі.
ЕЦП включає відкритий і закритий ключ, які взаємодіють між собою:
- Відкритий ключ публікується на ресурсах для перевірки даних.
- Закритий ключ зберігається у користувача.
Ім’я та розширення ключа залежать від сервісу, де він був створений. Наприклад, підпис, створений у Приват, надається у вигляді файлу pb_1234567890.jks з унікальним 10-значним номером. Його назву можна змінити на зручну для користувача.
Файл ключа має індивідуальний пароль для доступу до нього, який потрібно вводити при підписанні документа. Якщо пароль буде загублений, відновити його не вийде. Доведеться згенерувати новий ЕЦП.
Як виглядає електронний підпис
Залежно від сервісу де він створювався чи ПО, яке використовувалося для цього, ЕЦП може виглядати по різному:
- Текст – інформація про підписувача та дату підпису.
- Графічний символ – візуально схожий на підпис на папері.
- Цифровий підпис – унікальний код, що перевіряється спеціальними програмами. Складається з послідовності букв та цифр.
- Печатка – графічне зображення.
Не дивлячись на дизайн підпису, будь-яка форма має однакову юридичну силу.
Види електронного підпису документів
Існує дві форми електронного підпису:
-
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) – повноцінний аналог «мокрого» підпису. Він створений з набору електронних даних – файлу, ключа і позначки часу. КЕП зберігається на апаратно-програмному пристрої, який схожий на флешку.
-
Удосконалений електронний підпис (УЕП) – замінює попередню версію ЕЦП. Важливою особливістю УЕП є можливість використання підпису, сертифікат якого може зберігатися на внутрішньому або зовнішньому носії.
Різниця між КЕП та УЕП полягає в носіях, на яких зберігаються їхні ключі. Ключі КЕП знаходяться на захищених носіях (USB-флешки з високим рівнем захисту), а ключі УЕП зберігаються на звичайних носіях (CD-диски, комп’ютери, телефони).
УЕП можна легко копіювати та передавати електронною поштою, тоді як КЕП може використовуватися лише на пристрої, на якому він був створений.
Для чого призначений електронний цифровий підпис
Різні види ключів використовуються для різних документів:
- УЕП призначений для ідентифікації у підписанні заяв, службових записок.
- КЕП призначений для підписання документів в державних органах.
КЕП відрізняється від УЕП наявністю кваліфікованого сертифіката. Перевірка через сертифікат підтверджує, що особистий ключ користувача захищений.
Як отримати електронний підпис
Алгоритм отримання залежить від того, який варіант потрібен – УЕП чи КЕП.
- УЕП можна отримати безкоштовно через українські банки.
- КЕП отримується через кваліфікованих постачальників електронних послуг
Час який потрібен для отримання електронного ключа підпису – до 48 годин. Інколи можливе термінове оформлення, яке займає 3-4 години. Термін дії будь-якого електронного онлайн підпису – до одного року. Далі необхідно згенерувати новий ключ.
Одна людина може мати декілька електронних підписів, виданих різними постачальниками. Ці ключі можуть по різному ідентифікувати одну особу – як ФОП, як представника юридичної особи або як фіз. особу.
Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг
| Назва юридичної особи | Назва кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг | |
|---|---|---|
| 1 | АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО КОМЕРЦІЙНИЙ БАНК “ПРИВАТБАНК” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг АЦСК АТ КБ “ПРИВАТБАНК” |
| 2 | Військова частина 2428 | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “Військова частина 2428” Державної прикордонної служби України |
| 3 | Генеральний штаб Збройних Сил України | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “Центр сертифікації ключів Збройних Сил України” |
| 4 | Офіс Генерального прокурора | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг органів прокуратури України |
| 5 | Державна казначейська служба України | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Державної казначейської служби України |
| 6 | Акціонерне товариство “Оператор ринку” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “АЦСК ринку електричної енергії” |
| 7 | Державне підприємство “ДІЯ” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “ДІЯ” |
| 8 | Державне підприємство “Українські спеціальні системи” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Державного підприємства “Українські спеціальні системи” |
| 9 | Державна податкова служба України | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Державна податкова служба |
| 10 | Міністерство внутрішніх справ України | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг – акредитований центр сертифікації ключів МВС України |
| 11 | Акціонерне товариство “Державний ощадний банк України” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг – центр сертифікації ключів акціонерного товариства “Державний ощадний банк України” |
| 12 | Товариство з обмеженою відповідальністю “Арт-мастер” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “MASTERKEY” |
| 13 | Товариство з обмеженою відповідальністю “Інтер-Метл” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ЦЕЗАРІС TOB “Інтер-Метл” |
| 14 | Товариство з обмеженою відповідальністю “Центр сертифікації ключів “Україна” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ТОВ “Центр сертифікації ключів “Україна” |
| 15 | Філія “Головний інформаційно-обчислювальний центр” акціонерного товариства “Українська залізниця” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг ЦСК АТ “УКРЗАЛІЗНИЦЯ” |
| 16 | Товариство з обмеженою відповідальністю “ДЕПОЗИТ САЙН” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “ДЕПОЗИТ САЙН” |
| 17 | Товариство з обмеженою відповідальністю “Вчасно Сервіc” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “Вчасно Сервіc” |
| 18 | Товариство з обмеженою відповідальністю “Ілайф” | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг “eSign” ТОВ “Ілайф” |
| 19 | Служба зовнішньої розвідки України | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Служби зовнішньої розвідки України |
| 20 | Служба безпеки України | Кваліфікований надавач електронних довірчих послуг Служби безпеки України |
Електронний підпис у ДІЯ
Для отримання електронного підпису потрібно звернутись до сервісу «Дія.Підпис», підготувавши ID-картку, біометричний закордонний паспорт або закордонний паспорт, випущений до 2015 року.
-
Перейти до мобільного додатку «Дія» – «Дія.Підпис».
-
Натиснути «Створити».
-
Підтвердити особу через фото ідентифікацію.
-
Придумати код (5 символів).
Алгоритм оформлення:
Процедура безкоштовна. Після оформлення, можна підписувати документи в сервісах «Дія». Підпис буде активним протягом року або до моменту видалення його з бази.
Як зробити електронний підпис в Приват24
ПриватБанк пропонує можливість оформлення двох типів підписів – УЕП та SmartID. Для отримання ЕЦП потрібно бути клієнтом ПриватБанку, зареєстрованим у мобільному додатку.
-
Перейти до Приват24 > Всі послуги > Бізнес > Завантажити сертифікат.
-
Підтвердити персональні дані, та вказати адресу для зберігання файлу ЕЦП.
-
Створити пароль підпису (комбінація 8 латинських символів та цифр).
-
Підтвердити операцію через одноразовий секретний код, що надійде в СМС.
-
Погодитись з умовами використання.
-
Отримати серійний номер сертифіката ЕЦП та підтвердити його через електронну пошту.
Покрокові дії для отримання УЕП:
-
Вибрати отримання підпису через SmartID.
-
Перейти до додатку Приват24 та натиснути «Сканувати».
-
Відсканувати QR-код.
-
Створити та вказати пароль для SmartID.
Послідовність дій для отримання підпису SmartID:
Після створення, підпис буде завантажено автоматично. Його можна знайти у папці «Завантаження».
Електронний підпис Монобанк
Monobank генерує безкоштовний електронний ключ для кожного клієнта, який отримує картку. Але цей підпис можна використовувати лише для взаємодії з банком. Створити класичний тип підпису клієнт може дистанційно.
-
Перейти до меню «Дія.Підпис».
-
Обрати PDF-файл.
-
Натиснути «Поділитися».
-
Обрати mono.
-
Натиснути «Підписати в Дія» – автоматично відкриється додаток «Дія».
-
Підписати документи в автоматично відкритому додатку «Дія».
Інструкція, як зробити електронний підпис через Монобанк:
Готовий підпис буде надісланий на вказану електронну адресу.
Як зберігати електронний підпис
Електронний цифровий підпис це код, який потрібно зберігати у безпечному місці:
- Комп’ютері чи мобільному пристрої. Електронний підпис може знаходитися в пам’яті вашого комп’ютера. За необхідності його можна скопіювати та зберегти у різних місцях.
- Апаратний носій. USB-носій чи смарт-карта, на якій зберігаються дані кваліфікованого підпису. Копіювання ключа неможливе, що робить його більш надійним.
- Хмарні сервіси. У цих сховках можна отримати доступ до підпису з будь-якого пристрою, якщо пройти двофакторну авторизацію.
- Mobile ID. Файл зберігається на SIM-карті смартфону, а отримати до нього доступ можна через номер телефону та PIN-код.
Важливо дотримуватися правил безпеки, використовувати надійні методи автентифікації для захисту електронного ключа від несанкціонованого доступу. Наприклад, у великих компаніях є спеціальні системи для зберігання електронних підписів їх співробітників.
Як користуватись електронним підписом
Підписання документа за допомогою електронного підпису виконується таким чином:
Активувати Ключ.
Якщо він на комп’ютері, скористайтеся програмою для роботи з електронними підписами. Наприклад DocuSign чи ін. Для активації КЕП на апаратному пристрої потрібно підключити носій (смарт-карту) та активувати ПО підпису, ввівши пароль.Відкрити документ
Відкрити документ, який потрібно підписати за допомогою ЕЦП.Додати підпис.
Ця опція представлена на панелі інструментів програми, через яку відкритий документ. Потрібно поставити підпис у відповідному місці та зберегти документ.Відправити підписаний документ.
Процес може відрізнятися в залежності від використовуваного програмного забезпечення та типу електронного підпису. Наприклад, щоб підписати документ в Дія, потрібно увійти в електронний обіг документів. Там завантажується файл з ключем і вводиться пароль. Після цього документ підписаний.
Переваги та недоліки електронного підпису
-
Гарантія, що документ належить власнику ЕЦП та після підписання залишається незмінним.
-
Спрощення процесу підписання документів та обміну даними в електронних системах.
-
Зменшення необхідності у фізичному підписі та зберіганні паперових документів.
-
Зручність роботи з документами у дистанційному форматі.
У ЕЦП є наступні переваги:
-
Використання ЕЦП вимагає створення криптографічної інфраструктури.
-
Якщо ключі ЕЦП потрапляють у руки злочинців, стає можливим несанкціоноване підписання документів.
-
Недостатньо врегульований правовий статус ЕЦП.
Недоліки ЕЦП:
Отже, використання ЕЦП має свої переваги, але й вимагає уважного підходу через питання безпеки та юридичних аспектів. Саме тому деякі документи все ж варто підписувати класичним способом.
Висновки
Сьогодні не є проблемою знайти спосіб як згенерувати електронний підпис. ЕЦП – це ефективний інструмент для підпису електронних документів, але його успішне використання потребує забезпечення безпеки та усвідомлення юридичних нюансів.
Його можуть використовувати як фізичні, так і юридичні особи.
Він спрощує процес обміну даними, зменшує витрати на паперову документацію та дозволяє підписувати документи з будь-якого місця чи країни. Але через регулятивні й юридичні аспекти, використання ЕЦП може мати свої обмеження, та вимагати знання правових норм.
Використані джерела
- Що таке ЕЦП і як його отримати
- Урядовий порталдоступний в 02.08.2018
- Вчасно ЕДОдоступний в 26.07.2023
185 прочитали 
